Penjamin Mutu

S2 PBA UII Dalwa

Penjamin Mutu
          • PENJAMIN MUTU

          • Terbentuknya Unsur Pelaksana Penjaminan Mutu

          Keberadaan unsur pelaksana penjaminan mutu di Unit Pengelola Program Studi (UPPS) Pendidikan Bahasa Arab Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah tercermin melalui tiga pilar utama, yakni landasan hukum yang kuat, struktur organisasi yang fungsional, serta kompetensi sumber daya manusia yang memadai. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UII Dalwa memperoleh legitimasi formal melalui Surat Keputusan Rektor yang menetapkan unit ini sebagai bagian integral dari sistem penjaminan mutu universitas. Penguatan regulatif tersebut merujuk pada Peraturan Rektor dan dokumen SPMI yang ditetapkan melalui Keputusan Rektor Nomor SK.240110/UII.085/UII/1/2024 sehingga pelaksanaan penjaminan mutu memiliki dasar hukum yang jelas dan operasional. Struktur organisasi LPM dirancang secara sistematis dengan pembagian tugas yang terintegrasi dalam sistem penjaminan mutu universitas. Koordinator LPM bertanggung jawab atas perencanaan, pengendalian, dan evaluasi implementasi SPMI di tingkat universitas. Tim Audit Internal, termasuk unsur LPMPP, melaksanakan pemantauan proses akademik maupun non-akademik dengan dukungan auditor yang ditetapkan melalui SK Auditor Internal. Divisi Dokumentasi dan Evaluasi memastikan seluruh standar mutu terdokumentasi secara sistematis sesuai mekanisme SPMI, sedangkan Tim Pengembangan Mutu menyusun program peningkatan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Dari sisi kompetensi, personel yang terlibat telah memenuhi kriteria seleksi yang ketat dengan kualifikasi akademik minimal magister dan pengalaman dalam monitoring serta evaluasi mutu. Mereka memiliki pemahaman mendalam terkait SPMI, akreditasi, dan standar BAN-PT/LAM. Komitmen terhadap peningkatan mutu juga diperkuat melalui partisipasi dalam pelatihan berkelanjutan yang diselenggarakan oleh LPMPP dan lembaga penjaminan mutu lainnya. Selain itu, UPPS Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah menunjukkan kematangan dalam pembentukan unsur pelaksana penjaminan mutu dengan landasan hukum yang solid. Legitimasi formal melalui keputusan Direktur Pascasarjana yang merujuk pada Keputusan Rektor Nomor 4156A/UII.085/REK/OT.00/09/2025 memastikan keselarasan antara kebijakan tingkat universitas dan pelaksanaan di tingkat unit. Struktur organisasi LPM Pascasarjana dirancang dengan pembagian fungsi yang jelas dan saling melengkapi, serta didukung oleh auditor internal yang kompeten sebagai bentuk komitmen institusional terhadap penjaminan mutu berkelanjutan. Tindak lanjut yang telah dilakukan meliputi penyempurnaan job description personel LPM dan GKM berbasis kinerja serta kompetensi agar lebih selaras dengan karakteristik Program Studi. Selain itu, dilakukan penataan sistem rotasi personel melalui mekanisme alih tugas yang terstruktur guna menjamin keberlanjutan operasional dan kesinambungan fungsi penjaminan mutu. Secara kelembagaan, UPPS telah melampaui standar mutu dalam pembentukan unsur pelaksana penjaminan mutu, yang tercermin dari kelengkapan dasar hukum berupa surat keputusan resmi yang merujuk pada dokumen SPMI  dan regulasi nasional. Struktur organisasi yang komprehensif dengan pembagian tugas yang jelas dan terintegrasi dengan sistem universitas—didukung oleh auditor internal—menunjukkan koordinasi yang efektif. Uraian tugas yang sistematis berbasis manual SPMI memastikan tidak terjadi tumpang tindih kewenangan. Kompetensi personel yang tinggi, pengalaman relevan, serta pelatihan berkelanjutan mendukung pelaksanaan tugas sesuai standar. Sistem dokumentasi yang terintegrasi juga memperkuat aspek transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan mutu. Dokumen pendukung meliputi SK pembentukan unit penjaminan mutu  yang diterbitkan oleh pimpinan unit, memuat struktur organisasi, uraian tugas masing-masing bagian, serta rujukan pada Keputusan Rektor Nomor 4156A/UII.085/REK/OT.00/09/2025, sehingga memastikan keselarasan kebijakan antara tingkat universitas dan program studi.

          • Ketersediaan Perangkat Penjaminan Mutu

          UPPS Program Pascasarjana Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah telah mengembangkan dan mengimplementasikan perangkat Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang lengkap dan sesuai dengan ketentuan SN-Dikti. Keberadaan sistem ini mencerminkan komitmen institusi dalam menjamin mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan dan terstruktur. Kebijakan SPMI Program Pascasarjana ditetapkan berdasarkan Keputusan Rektor Nomor SK.240110/UII.085/UII/1/2024 tentang Penetapan Dokumen SPMI Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah, yang diterbitkan pada 25 Januari 2024. Kebijakan tersebut menegaskan prinsip, arah, serta komitmen institusi dalam memastikan mutu tridharma perguruan tinggi mencakup aspek akademik maupun non-akademik. Dokumen kebijakan ini telah disosialisasikan dan diadopsi oleh unit pelaksana mutu di lingkungan Pascasarjana, termasuk Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di tingkat program studi, sebagai landasan dalam merancang sistem mutu yang adaptif dan kontekstual. UPPS juga memiliki pedoman implementasi SPMI yang mengatur secara sistematis siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP). Pedoman tersebut menjelaskan bahwa standar mutu ditetapkan melalui tim perumus dan pengesahan di tingkat universitas, kemudian diimplementasikan, dievaluasi melalui Audit Mutu Internal (AMI), dikendalikan melalui tindakan korektif, serta ditingkatkan berdasarkan hasil analisis. Siklus ini dilaksanakan minimal satu kali setiap tahun dan didokumentasikan secara lengkap. Berdasarkan hasil  AMI 2023, beberapa aspek telah dioptimalkan, antara lain penguatan peran alumni dan pengembangan kerja sama, meskipun kerja sama internasional masih perlu diperluas serta SOP pencegahan plagiasi perlu diperkuat. Seluruh temuan tersebut telah  ditindak lanjuti pada tahun 2024. Hasil  AMI 2024 kembali menunjukkan perlunya optimalisasi pada dokumentasi kegiatan mahasiswa (student exchange, lomba, pengembangan soft skill), pelatihan sertifikasi kompetensi dosen, serta kerja sama internasional. Rekomendasi tersebut telah dirumuskan dalam bentuk tindak lanjutnya untuk diimplementasikan secara bertahap pada tahun 2025. Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah telah menetapkan 45 standar mutu yang terdiri dari 24 Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan 21 standar tambahan internal universitas, yang mencakup standar pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta tata kelola tridharma perguruan tinggi. Standar-standar tersebut menjadi rujukan utama dalam pengembangan kurikulum, penyusunan Rencana Pembelajaran Semester (RPS), evaluasi kinerja dosen serta serta tata kelola program studi. Seluruh standar disusun mengacu pada SN-Dikti. dan disesuaikan dengan karakteristik masing-masing program studi, sehingga relevan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan akademik maupun pengembangan institusi secara berkelanjutan. UPPS telah mengimplementasikan sistem pendokumentasian SPMI secara komprehensif dan terstruktur. Seluruh tahapan mulai dari penetapan standar, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, hingga peningkatan mutu terdokumentasi secara sistematis dalam bentuk notulensi, formulir monitoring,  laporan AMI, instrumen evaluasi, serta berita acara tindak lanjut. Proses dokumentasi dilakukan secara berjenjang oleh LPMPP di tingkat universitas, LPM di tingkat Pascasarjana, serta GJM di tingkat program studi untuk menjamin keterlacakan (traceability) dan transparansi pelaksanaan mutu. Sistem ini telah terintegrasi dan dapat diakses secara real-time melalui platform digital LPM di https://lpm.uiidalwa.ac.id/ sehingga memudahkan proses monitoring dan evaluasi berkelanjutan. Dengan dukungan perangkat SPMI yang melampaui standar minimal dan keterlibatan aktif auditor internal yang ditetapkan oleh universitas, UPPS Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah mampu membangun sistem penjaminan mutu yang terstruktur, operasional, dan berorientasi pada peningkatan berkelanjutan. Implementasi sistem ini secara nyata mendukung pencapaian visi institusi sebagai perguruan tinggi yang berbudaya dan berdaya saing internasional.

          • Pelaksanaan Penjaminan Mutu dengan Siklus PPEPP

          Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal pada level Unit Pengelola Program Studi Program Pascasarjana Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah dalam bidang tridharma perguruan tinggi dilaksanakan secara sistematis dengan mengacu pada siklus PPEPP sebagai kerangka operasional utama dalam menjaga, mengendalikan, dan meningkatkan mutu akademik secara berkelanjutan. Implementasi SPMI di tingkat UPPS tercermin dari keberhasilan mengintegrasikan 45 standar mutu—yang terdiri atas 24 Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan 21 standar tambahan internal—ke dalam praktik akademik sehari-hari. Hal ini menunjukkan bahwa SPMI telah terinternalisasi dalam budaya akademik institusi. Tahap penetapan standar dilakukan melalui perumusan standar mutu tridharma yang merujuk pada dokumen induk SPMI berdasarkan Keputusan Rektor Nomor SK.240110/UII.085/UII/1/2024, yang kemudian diturunkan ke tingkat Pasca Sarjana dan program studi melalui forum akademik. Proses ini melibatkan pimpinan, dosen, dan tim penjamin mutu guna memastikan kesesuaian standar dengan karakteristik program studi. Standar yang dirumuskan mencakup indikator capaian pembelajaran berbasis KKNI, mutu proses pembelajaran berbasis OBE, kuantitas dan kualitas penelitian dosen dan mahasiswa, serta luaran pengabdian kepada masyarakat berbasis hasil riset, yang seluruhnya terdokumentasi dalam dokumen mutu Pascasarjana dan program studi. Pada tahap pelaksanaan, UPPS mengoperasionalkan 45 standar melalui perangkat akademik seperti kurikulum berbasis KKNI, penyusunan RPS setiap mata kuliah, pembelajaran dengan monitoring kehadiran 100%, serta evaluasi hasil belajar yang mengacu pada capaian pembelajaran lulusan. Dalam bidang penelitian dan pengabdian, kegiatan dilaksanakan melalui riset, seminar, publikasi, serta pelaksanaan PkM yang terintegrasi dengan luaran penelitian dan ditargetkan mencapai 100% indikator utama yang telah ditetapkan. Tahap evaluasi dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu dan Gugus Kendali Mutu untuk menilai ketercapaian standar berdasarkan indikator masing-masing. Evaluasi mutu tridharma dilaksanakan melalui Audit Mutu Internal yang diselenggarakan setiap tahun oleh 18 auditor internal bersertifikasi. Penilaian dilakukan dengan instrumen terukur untuk mengkaji capaian secara kualitatif dan kuantitatif, termasuk survei kepuasan stakeholder dan pelaporan kinerja ke sistem PDPT setiap semester. Proses evaluasi mencakup telaah dokumen, wawancara, triangulasi data, serta analisis kesenjangan yang dituangkan dalam laporan AMI sebagai dasar rekomendasi perbaikan. Tahap pengendalian merupakan tindak lanjut atas temuan evaluasi melalui analisis penyimpangan dan penyusunan rencana tindak lanjut. Pengendalian mutu dilakukan melalui Rapat Tinjauan Manajemen di tingkat fakultas dan universitas, revisi kebijakan, penyempurnaan dokumen pembelajaran, pelatihan dosen, serta penguatan sistem monitoring. Pelaksanaan RTL dipantau melalui pelaporan berkala yang terintegrasi dengan platform digital LPMPP,, sehingga koordinasi antara LPMPP, UPM, dan GKM berjalan efektif dalam seluruh tingkatan organisasi. Tahap peningkatan diarahkan pada upaya menaikkan atau mempertahankan mutu standar setelah melalui empat tahapan sebelumnya. Peningkatan dilakukan secara berkelanjutan melalui strategi continuous improvement yang berbasis pada hasil refleksi evaluasi dan dinamika kebutuhan stakeholder. Langkah peningkatan mencakup penguatan publikasi dari tingkat nasional ke internasional, peningkatan capaian pembelajaran mahasiswa pada kompetensi global, perluasan kerjasama akademik lintas institusi, peningkatan kompetensi dosen, serta pengembangan kurikulum adaptif yang responsif terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan kebutuhan masyarakat sebagaimana tercantum dalam RSB UII DALWA. Bukti pendukung pelaksanaan sistem penjaminan mutu mencakup dokumen perangkat SPMI berupa Keputusan Rektor Nomor 98/UN.30/HK/2021, Kebijakan SPMI yang ditetapkan pada 20 November 2018 dan diperbarui 20 Januari 2021, pedoman implementasi siklus PPEPP, 45 standar pendidikan tinggi, serta ketentuan tata kelola dokumentasi. Laporan kegiatan memuat laporan AMI tahunan yang dilaksanakan oleh auditor internal yang kompeten, hasil RTM, dokumen kurikulum berbasis KKNI dan RPS, serta laporan monitoring setiap semester melalui sistem PDPT. Hasil evaluasi terdokumentasi dalam laporan AMI yang memuat temuan, analisis kesenjangan, serta rekomendasi perbaikan, dan dirangkum dalam laporan tahunan sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja. Dokumen tindak korektif berupa RTL memuat rincian langkah perbaikan atas setiap temuan evaluasi, rencana aksi, jadwal pelaksanaan, serta mekanisme monitoring implementasi melalui sistem pelaporan berkala. Revisi standar dan pembaruan dokumen mutu dilakukan sebagai bagian dari peningkatan isi standar pendidikan tinggi secara berkelanjutan. Seluruh proses ini menunjukkan bahwa evaluasi dan pengendalian mutu dilaksanakan secara sistematis dan berorientasi pada peningkatan berkelanjutan yang terukur dengan komitmen jangka panjang institusi.

          • Evaluasi Penjaminan Mutu dan Tindak Lanjut

          Berdasarkan data dan informasi pada elemen 57–59, telah dilakukan evaluasi menyeluruh terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu dengan mengidentifikasi berbagai kekuatan dan kelemahan yang merujuk pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi serta standar internal universitas. Proses evaluasi tersebut menggunakan pendekatan analisis SWOT dengan mempertimbangkan kondisi riil di lapangan. Seluruh hasil analisis terdokumentasi secara sistematis dan dijadikan sebagai landasan dalam merumuskan strategi peningkatan mutu secara berkelanjutan.

          Tabel 9.1 Analisis SWOT Penjaminan Mutu UPPS Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah
          Aspek Uraian Analisis
          Strengths (Kekuatan) 1) Program Studi memiliki dokumen SPMI lengkap mengacu pada SK Rektor dan standar SN-Dikti serta standar tambahan institusi. 2) Sistem dokumentasi mutu telah terdigitalisasi melalui platform LPM https://lpm.uiidalwa.ac.id/ sehingga mendukung transparansi dan kemudahan akses.  3) Siklus PPEPP berjalan terstruktur dan berkelanjutan dengan dukungan AMI setiap tahun.  4) Proses evaluasi terintegrasi dengan RTM serta didukung auditor internal yang kompeten.  5) Tim LPM dan GJM memiliki kualifikasi akademik memadai serta aktif dalam pelatihan penjaminan mutu.  6) Dokumentasi mutu tersusun sistematis dan terintegrasi dengan pelaporan akademik per semester.
          Weaknesses (Kelemahan) 1) Internalisasi dokumen SPMI kepada seluruh sivitas akademika belum optimal.  2) Belum seluruh standar universitas diterjemahkan secara detail dalam SOP operasional prodi.  3) Tindak lanjut rekomendasi AMI (RTL) masih memerlukan percepatan dan penguatan konsistensi.  4) Evaluasi mutu masih dominan berbasis indikator kuantitatif dibandingkan pengukuran dampak dan kualitas.  5) Sistem pelaporan RTL belum sepenuhnya berbasis real-time.  6) Jumlah auditor bersertifikat nasional masih perlu ditingkatkan.
          Opportunities (Peluang) 1) Penguatan budaya mutu melalui pelatihan dan workshop berkelanjutan.  2) Integrasi sistem mutu dengan sistem informasi akademik untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.  3) Pengembangan dashboard mutu terintegrasi di tingkat program studi. 4) Pelibatan stakeholder eksternal dalam evaluasi mutu untuk meningkatkan relevansi dan akuntabilitas.  5) Sertifikasi dan penguatan kompetensi tim mutu melalui jejaring nasional dan antar-UPS.
          Threats (Ancaman) 1) Potensi resistensi terhadap perubahan menuju budaya mutu berkelanjutan.  2) Tingginya beban administratif yang dapat mengurangi efektivitas implementasi PPEPP.  3) Keterbatasan waktu dosen dalam menjalankan RTL secara komprehensif.  4) Risiko gangguan sistem atau kehilangan data akibat maintenance yang tidak optimal.  5) Ketergantungan pada infrastruktur teknologi yang memerlukan pembaruan berkala.  6) Risiko keberlanjutan tim mutu akibat mutasi atau pergantian personel kunci.

          Tindak lanjut dirumuskan berdasarkan hasil evaluasi secara sistematis dengan prinsip spesifik, terukur, realistis, dan berbasis waktu, serta dilengkapi mekanisme monitoring implementasi yang efektif guna memastikan tercapainya perbaikan berkelanjutan. Langkah perbaikan yang telah ditempuh meliputi penguatan kelembagaan penjaminan mutu melalui penyempurnaan SK penugasan personel UPM dan GKM berbasis kinerja dan kompetensi, penyusunan uraian tugas yang lebih rinci sesuai karakteristik program studi, serta penerapan sistem rotasi dengan mekanisme alih tugas yang terstruktur. Peningkatan kapasitas SDM mutu dilakukan melalui keikutsertaan dalam pelatihan sertifikasi auditor internal lanjutan, workshop pengembangan PPEPP berbasis teknologi informasi, FGD pengembangan standar mutu berbasis Outcome-Based Education (OBE), serta pelatihan pemanfaatan platform digital LPMPP bagi seluruh personel terkait. Dari sisi sistem operasional, dilakukan penyusunan SOP mutu operasional di tingkat program studi sebagai turunan dari 45 standar universitas, pengembangan instrumen monitoring dan evaluasi yang lebih adaptif dan mudah digunakan, serta implementasi pelaporan RTL berbasis digital dengan timeline yang terukur. Optimalisasi teknologi informasi diwujudkan melalui pemanfaatan sistem informasi akademik untuk pengumpulan data mutu secara real-time, pengembangan dashboard pemantauan capaian standar di tingkat program studi, serta integrasi dokumentasi mutu dengan platform pembelajaran daring. Rencana tindak lanjut ke depan dibagi dalam tiga tahap. Tahap jangka pendek (2024–2025) difokuskan pada sosialisasi komprehensif dokumen SPMI kepada seluruh civitas akademika dengan target capaian 100%, pelatihan intensif penggunaan platform digital mutu, serta penyelesaian SOP operasional di seluruh program studi. Tahap jangka menengah (2025–2027) mencakup peningkatan jumlah auditor bersertifikat nasional dari 7 menjadi 15 orang, implementasi dashboard mutu terintegrasi, serta penguatan benchmarking dengan perguruan tinggi bereputasi internasional. Tahap jangka panjang (2027–2030) diarahkan pada pengembangan sistem penjaminan mutu berbasis artificial intelligence, penerapan standar mutu internasional pada program studi unggulan, serta perumusan model penjaminan mutu yang dapat direplikasi oleh institusi lain. Indikator keberhasilan ditetapkan secara kuantitatif dan bertahap, antara lain tingkat sosialisasi SPMI mencapai 100% civitas akademika pada akhir 2024, peningkatan efektivitas implementasi RTL dari 75% menjadi 90% pada tahun 2025, penambahan auditor internal nasional dari 7 menjadi 15 orang pada tahun 2027, implementasi dashboard mutu digital dengan tingkat kepuasan pengguna di atas 85% pada tahun 2026, serta perolehan akreditasi internasional bagi minimal tiga program studi pada tahun 2030. Dokumentasi pendukung menunjukkan komitmen nyata terhadap peningkatan mutu berkelanjutan, meliputi laporan pelatihan dan workshop pengembangan kapasitas SDM, SOP operasional program studi, dokumentasi pemanfaatan platform digital sistem penjaminan mutu, laporan monitoring RTL dengan capaian terukur, sertifikat pelatihan personel UPM dan GKM, serta pengembangan sistem informasi manajemen mutu berbasis teknologi. Dengan implementasi tindak lanjut yang terstruktur dan komprehensif tersebut, UPPS diharapkan mampu mempertahankan capaian mutu yang telah melampaui standar serta terus meningkatkan kontribusinya terhadap visi institusi sebagai perguruan tinggi yang unggul dan berdaya saing internasional. Tabel 9.1 Tindak Lanjut Penjaminan Mutu Jangka Pendek (2024–2025)
          Tindak Lanjut Target Pencapaian Terukur
          Sosialisasi komprehensif dokumen SPMI kepada seluruh civitas akademika Tingkat sosialisasi mencapai 100% pada akhir 2024
          Penyempurnaan SK penugasan LPM dan GJM berbasis kinerja dan kompetensi SK baru disahkan dan diimplementasikan
          Penyusunan SOP operasional turunan dari 45 standar universitas di seluruh prodi 100% prodi memiliki SOP operasional mutu terdokumentasi
          Pelatihan intensif penggunaan platform digital mutu  ≥90% personel terkait mengikuti pelatihan
          Implementasi pelaporan RTL berbasis digital dengan timeline terukur Efektivitas implementasi RTL meningkat dari 75% menjadi 90% pada 2025

          Jangka Menengah (2025–2027)
          Tindak Lanjut Target Pencapaian Terukur
          Peningkatan jumlah auditor internal bersertifikat nasional Jumlah auditor meningkat dari 7 menjadi 15 orang pada 2027
          Implementasi dashboard mutu terintegrasi berbasis data real-time Dashboard aktif dan tingkat kepuasan pengguna ≥85% pada 2026
          Pengembangan instrumen monitoring dan evaluasi berbasis outcome Instrumen baru diterapkan di seluruh prodi
          Penguatan benchmarking dengan perguruan tinggi bereputasi internasional Minimal 3 kegiatan benchmarking internasional terlaksana
          Integrasi sistem informasi akademik dengan sistem penjaminan mutu Data mutu terintegrasi dan dapat diakses real-time

          Jangka Panjang (2027–2030)
          Tindak Lanjut Target Pencapaian Terukur
          Pengembangan sistem penjaminan mutu berbasis Artificial Intelligence (AI) Sistem AI mutu terimplementasi dan digunakan dalam analisis capaian standar
          Penerapan standar mutu internasional pada program studi unggulan Minimal 3 prodi memperoleh akreditasi internasional pada 2030
          Pengembangan model penjaminan mutu replikatif berbasis best practices Model mutu terdokumentasi dan dipublikasikan secara nasional
          Penguatan budaya mutu berkelanjutan berbasis data Indeks kepatuhan implementasi SPMI ≥95%
          Optimalisasi sistem manajemen mutu berbasis teknologi terintegrasi Sistem berjalan stabil tanpa gangguan signifikan selama 3 tahun berturut-turut